PA Culture
#06-24

The gift of leadership in a PA

“The gifts of leadership are essential for a PA, especially regarding organization and time management, efficiency, coordination, initiative, problem solving and communication”

 

Interview with Arantxa de la Peña, lecturer of The Market of Luxury and Leadership and Management Skills in the Postgraduate Course at TLI

 

We constantly hear, read about and see the word ‘leadership’ and its importance in referral to a company, a team and, of course, in the world of sport. However, what kind of leadership can we see in the world of Personal Angels? Is this capability necessary and fundamental for the tasks required of a PA? It is actually one of the main topics covered in our Postgraduate Course. Arantxa de la Peña is the lecturer in charge of giving these classes, and is an economist and expert in the area of Client Strategy, Innovation and Change and Development Leadership, as well as in anything and everything to do with international luxury marketing… And it truly is a luxury for us to learn from her in the classes that she gives and also in this interview that we had the pleasure of doing with her.

(Sigue en español)

 

Author:  María José Núñez 

 

 

– Does a Personal Angel need to have the gift of leadership?

Yes, of course a PA needs to be a gifted leader. It is an essential skill, especially regarding organization and time management, efficiency, coordination, initiative, problem solving and communication.

 

-What does leadership mean in this context? What kind of gifts do you refer to in your classes?

A Personal Angel is a professional who needs to know how to organize their work in order to make the most of their own time, as well as that of others. They need to know how to establish clear objectives and maintain a global vision in order to discern what is urgent and important, as well as which tasks to carry out in the short and longer term.

They are professionals who do not work alone, so they need to know how to coordinate several people in different roles, motivating and inspiring the teams that they collaborate with and knowing how to find potential in the abilities of each person.

They need to know how to take initiative in a proactive way, keeping one step ahead of everything that is going on, foreseeing any potential situations and keeping on top of anything that may be necessary in a given moment.

Of course, they also need to have a heightened capacity to solve problems, knowing how to identify the situation and take the necessary measures, as well as making sure that the solution is implemented correctly.

At the same time, they also need to know how to communicate well and use their persuasion skills, identifying key moments and figuring out how to communicate in each case, depending on with whom they are communicating. They also need to be active listeners, always seeking to be empathetic, which means they need to be very observant and know which questions to ask and how to be flexible and open minded in all situations.

 

-What is key to being able to put these skills in practice in the daily life of a PA?

The key is to maintain a high level of professionalism, always aiming for excellence – not perfection as this doesn’t exist and only ends up causing frustration. Maintaining motivation and the impulse to improve continuously and to constantly try to continue developing and growing, as well as always keeping an open mind and creating synergies across different levels (cognitive, social and emotional).

– Could you sum up 4 or 5 concepts that you would consider the main tools that  a PA should focus on in order to be skilled in management?

Time management and planning, coordination, efficient communication, problem solving skills and empathy.

 

 

“I try to put across to my students that they should focus on their strengths as these are what make them stand out and make them unique professionals for unique clients”

 


-As a lecturer at TLI Postgraduate Course, what message do you try to put across to your students?

During our classes we study very diverse topics related to management and leadership skills, which serve as a toolbox that students can use in different situations in which they may find themselves whilst working as PAs. What I want to put across is how to create a firm base in self-confidence, so that they persevere in developing their character in the most profound sense and maintain a mentality to continue growing – skills improve with training. I also tell them to focus on their strengths as these are what make them stand out and become unique professionals for unique clients.


– Finally, give us an example of a specific situation that requires these leadership skills.

These skills are constantly needed during a Personal Angel’s daily work, but they are especially useful in critical situations. For example, when working on a tight turnaround and on complex requests, when there is a high volume of work, when priorities are not clear, when there are errors or unforeseen situations and we need to correct them, when we find ourselves in an unpleasant environment or when we need to deal with people who could be considered difficult. In this kind of situation, the best of our leadership skills shine and allow us to step forward and show what we are made of.

 

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Photo Credits: TLI
Translation: Emily Benton

Las dotes de liderazgo en un PA

 

“Las dotes de liderazgo en un Personal Angel son muy necesarias, especialmente en lo que se refiere a organización y gestión del tiempo, eficacia, coordinación, iniciativa, resolución de problemas y comunicación”

 

Entrevista con Arantxa de la Peña, profesora de El Mercado del Lujo y Habilidades Directivas y de Gestión en el Postgrado de TLI

 

Escuchamos, leemos y vemos constantemente cómo se habla de la palabra ‘liderazgo’ y su importancia cuando estamos al mando de una empresa, de un equipo y, por supuesto, en el mundo del deporte. Sin embargo, ¿qué hay del liderazgo en la profesión de Personal Angel? ¿Es necesaria y fundamental esta capacidad del ser humano en las funciones de un PA? En nuestro Postgrado se trata de una de nuestras principales asignaturas. Arantxa de la Peña es quien se encarga de impartirla. Ella es economista y experta en Estrategia de Clientes, Innovación y Gestión del Cambio y Desarrollo de Liderazgo, así como todo lo relacionado con el marketing internacional en lujo… Y lujo es para nosotros aprender de ella en sus clases y en esta entrevista que nos ha concedido.

 

Autora:  María José Núñez 

 

-¿Debe tener un Personal Angel dotes de liderazgo?

Sí, por supuesto que un PA debe tener dotes de liderazgo. Son muy necesarias, especialmente en lo que se refiere a organización y gestión del tiempo, eficacia, coordinación, iniciativa, resolución de problemas y comunicación.

 

-¿Qué significa en este contexto el liderazgo? ¿En qué consisten esas dotes de las que hablas en tu asignatura?

Un Personal Angel es un profesional que tiene que saber organizar el trabajo para aprovechar al máximo el tiempo propio y el de los demás. Tiene que saber establecer objetivos de forma clara y mantener una visión global para saber discernir lo urgente y lo importante, las tareas a realizar a corto y largo plazo.

Es un profesional que no trabaja aislado; deberá saber coordinar distintas personas, en roles diferentes, motivando e inspirando a los equipos con los que colabore, sabiendo potenciar las habilidades de cada uno.

Deberá saber tomar la iniciativa de forma proactiva, adelantándose a los acontecimientos, previendo las situaciones que pueden suceder y todo lo que será necesario en un momento dado.

Por supuesto, deberá tener una elevada capacidad de resolución de problemas, sabiendo identificar la situación, tomar las medidas necesarias y supervisar que la solución llegue a buen término.

A la vez, debe tener la habilidad de comunicar bien y persuadir, identificando los momentos idóneos y la forma adecuada de comunicar en cada caso, dependiendo del interlocutor. Y aplicar la escucha activa de forma empática, lo que supone observar mucho, saber hacer preguntas y mantener siempre flexibilidad y apertura mental.

 

-¿Cuáles son las claves para ponerlas en práctica en el día a día de la vida laboral de un PA?

La clave es mantener un alto nivel de profesionalidad, buscando siempre la excelencia. No la perfección, que no existe y sólo nos genera frustración. Mantener la motivación, el impulso de mejora de forma continuada y querer contribuir de forma constante nos hace seguir desarrollándonos y nos mantiene con la mente abierta, creando sinergias a distintos niveles (cognitivo, social, emocional).

 

-¿Podrías resumir, en 4 ó 5 premisas, cuáles son las herramientas en las que ha de basarse un PA para tener habilidades de gestión?

Gestión del tiempo y planificación, coordinación, comunicación efectiva, resolución de problemas y empatía.

 

“A mis alumnos les intento transmitir que se centren en sus fortalezas, que son las que les distinguen y les hacen profesionales únicos para clientes únicos”

 

-Como profesora en el Postgrado de TLI, ¿qué intentas transmitir a tus alumnos?

Durante nuestras clases estudiamos cuestiones muy diversas relacionadas con las habilidades de gestión y de liderazgo, que constituyen una caja de herramientas que los alumnos podrán utilizar en las distintas situaciones que vayan encontrando en su labor como PAs. Lo que les quiero transmitir es cómo crear una base firme de seguridad personal, que sean perseverantes para seguir desarrollando su carácter en el sentido más profundo y que mantengan una mentalidad de crecimiento; porque las habilidades mejoran con el entrenamiento. Y que se centren en sus fortalezas, que son las que los distinguen y los hacen profesionales únicos para clientes únicos.


-Por último, ejemplo de situaciones concretas donde se requiera de ese liderazgo. 

Necesitamos estas habilidades de modo continuo en el desempeño diario de un Personal Angel, si bien son especialmente útiles en situaciones críticas. Por ejemplo, cuando hay que lidiar con tiempos muy ajustados y peticiones complejas, cuando el volumen de trabajo es muy grande, cuando parece que las prioridades no están claras, cuando ha habido algún error o imprevisto y hay que corregirlo, cuando nos encontramos en un entorno no amigable o cuando hay que gestionar personas que podríamos definir como difíciles. Es en este tipo de situaciones cuando salen a relucir nuestras mejores habilidades y es en estos momentos cuando debemos dar un paso al frente y demostrar nuestro valor.

 

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Crédito de fotos: TLI
Traducción: Emily Benton
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