PA Culture
#03-24

24 hours in the life of a Personal Angel

They say that in order to understand someone properly, you simply need to put yourself in their shoes…

 

Author: María José Núñez 

 

 

They say that in order to understand someone properly, you simply need to put yourself in their shoes. Basically, you need to be empathetic and put yourself in the situation of others… In doing so, you truly understand why someone is the way they are, why they behave in a certain way and, above all, who that person really is. Throughout our editorials, we have been looking into what it means to be a Personal Angel: what the concept is, what does the profession involve, and, most importantly, understanding their role in society and demonstrating that this is a career that brings with it many opportunities and future development. However, how can we really show what the life of a PA is truly like? Well, in the simplest way: by speaking to a professional in the field who can tell us what they do in their day-to-day work. Of course, we haven’t chosen any Personal Angel! We will be speaking to Lourdes Carbó, the director of TLI and Alberta La Grup. Do you want to know what her daily work as a PA involves? Then take a seat and we will share all the details with you!

 

(Sigue en Español)

 

“The world of Personal Angels is full of surprises… We never know what we might be asked for next (by email, WhatsApp, calls…) So, to me the balance is in finding the harmony in my daily routines and taking into account that it’s impossible to know when the day will start or end”. That’s why Lourdes’ life is very organized and full of routine in many ways, because in other ways it can be more challenging. That’s why, for Lourdes, finding a balance in her both personal and professional life is very important.

 

The morning routine

When I am in my city, Barcelona, “I get up early at around 6.30. I never choose which clothes I’m going to wear the night before because that really depends on what each day will bring. Sometimes, I have no idea exactly where I will need to go…” She simply wakes up, checks WhatsApp, Signal, Slack and Telegram in case something urgent has come up, as well as her email (but only to check the subjects, as she will read these properly and answer later on). “And then I can have a calm breakfast…”

She tries to have a substantial breakfast, as she never knows where each day will take her but wherever her commitments will bring her, she takes really care of her healthy lifestyle.

Lourdes has very clear morning routines: “Wherever I am I meditate or connect to Matinal Info which is in Club House and in French. I also check the news in English. And I listen some groups of speakers and experts in different areas, such as start-ups, lifestyle, entrepreneurship, etc. I also go over my schedule. I really like to have breakfast with my family and take my dog for a walk. I love this walk because most of the time we don’t get the chance to have lunch together… Ah, and of course my self-care routine in the morning is sacred!

 

Setting up for the day

After some time for herself and to find some peace that for sure she won’t have chance to enjoy for the rest of the day, she finally sets up at her desk.

 

“I spend until 9.30 planning my schedule for the day. During the first hours of the day I spend my time on organizing anything that requires a high level of concentration and for which I need to be alone and in a calm environment”

 

9.30: The action begins

Lights, camera, action! Now the fun begins… The starting pistol sounds and the day begins with a line-up meeting with everyone, involving all the PAs, Concierge and the whole management team. What does this meeting involve? Lourdes explains: “Everyone has 11 minutes to explain what they will do during the day and what they will need from the rest of the team. This helps everyone to organize their day and prioritize what they will need to do. It’s a good way to have everything in order, shared and I find it really useful.”

Later, the time has come to check the hundred of emails waiting to be answered, follow up with calls, messages, requests, etc. Regarding the latter, “I have to say that it’s often quite difficult to keep up with all the requests that we have. You have to plan all the calls very carefully, see what time works better for which task, be aware of what is urgent and what isn’t…”

Communication is a fundamental part of this profession. A PA needs to understand well what can be communicated via WhatsApp and how it should be done, what should be communicated over the phone and in what way, and on which occasion is it better to call or send an email. Furthermore, it’s important to adapt to preferred means of communication for each client.”

Do you want to know the numbers regarding how many calls, messages and emails a PA could receive in a day? “Throughout the average day I could speak to up to 50 different people. Most tasks require at least 4 or 5 calls. I can also answer up to 150 emails in the same day. It’s true that WhatsApp, Telegram, Signal and other apps to control tasks  have now replaced a lot of communication that used to be via phone-calls. Therefore, if we add up normal calls to text and voice messages, etc. we can count up to 60-80 calls without a doubt, or possibly even more! It’s also important to consider that usually these calls are quite long and require a strategy and to be empathetic with the people”. An average of 70% of these communications are taken with international people.

Tasks such as finding a private flight to a specific country in a short space of time, or booking one of the sought-after restaurants in Manhattan, finding horse riding classes in a specific country that a client has requested can lead to a chain of phone calls and tasks that can require a considerable amount of time that the PA needs to carry out.

 

“PAs are between two worlds: we could be flying in a private plane but we also take the Metro. We can fly high but we are middle class, managing the lives of the upper class”

 

Regarding meetings, throughout the day there are around 3 to 5 meetings. These are usually short: “We prepare the meetings thoroughly beforehand and then we go through each point, focusing on the areas that concern us the most”.

“On average, we do up to 5.168 tasks for each family per year. It’s important to consider that they count on us to take care of the difficult tasks…”

In terms of dress code, this is an important part of the job as personal image is fundamental. As we’ve mentioned before, there are occasions when we have no idea where we will end up going during the day. Therefore, we must always be prepared: “we have a second pair of shoes to change into wherever necessary, or even a blazer so that we can adapt to any situation”.

Things that a PA carries in their handbag: a passport, a mini paper shredder, a couple of nice paper clips (if we are carrying a contract we will take clips that don’t make holes in the paper), a pencil or blue pen, a couple of batteries and a USB in case there is any confidential information that clients need to share with you.

 

The Eisenhower Matrix

Since Personal Angels have such a versatile range of tasks, you maybe asking yourself the following question: How do you find time for all of the clients? It’s not that we dedicate a set number of hours or minutes to each client. We actually focus on the Eisenhower Matrix, which involves setting priorities and then trying to find a balance. However, there are clients that we speak to less and in these cases we always try to be proactive and find things that are interesting for them and therefore make sure that there is always some communication”. Flexibility is key in these profession, one day you finish the most important in a four hours and the day after you spend the whole day solving problems.

 

“We also find time to exercise. However, we need to learn to be flexible within our routines. A PA needs to have a healthy lifestyle due to the high demands of the job”

The end of the day

 

“We tend to start the day thinking: ‘I wonder what today will bring’ and end it with ‘tomorrow we do more and better’. In general, our attitude is to be ready for the worst and hope for the best”.

In the world of PAs, no two days are the same. This something that most professionals in this field appreciate as, in the end, it is way to enjoy life through its continuous challenges. “I love that every day is different, although there are some days when tension runs high. In the end, there are so many moments where we have to work under pressure and in which we need to try to manage a situation. The more complicated the request, the more exciting the job is. The days that we find difficult are the best days, because under pressure you are able to give your best.” Although this is not the case for everyone…

However, it is important to try counteract the situation and if the day requires a lot of energy, “you try to end it in a calm way”.

Conclusion: life as a PA is based on movement: both physical and mental; in communication; in versatility; in order mixed with chaos; in frenetic rhythm combined with the calm that you need to transmit to clients; in luxury combined with efficient and steadfast work; in routines versus avoiding monotony, since every day is different to the last: and, above all, 24 hours with a Personal Angel means facing constant challenges, which requires not only wings but also a sense of urgency and productivity. Do you agree?

 

“A PA needs to find a balance in their lives: from having everything organized (their workspace, the material they use…) It is important to counter the diverse tasks that the job requires without feeling like you have a chaotic life”

 

Copyright ©by Alberta La Grup
If you wish to re-print this article or photos, that’s fine. Just include the biography at the end of the article. Thank you!
Photo Credits: TLI
Translation: Emily Benton

 

24 horas en la vida de un Personal Angel

Autora: María José Núñez 

 

«Dicen que para entender al prójimo sólo tienes que meterte en sus zapatos. Básicamente, ser empático, ponerse en el lugar del otro… «

 

Dicen que para entender al prójimo sólo tienes que meterte en sus zapatos. Básicamente, ser empático, ponerse en el lugar del otro… Sólo de ese modo, podrás saber por qué es así, por qué actúa de una manera o de otra y, sobre todo, quién es. En nuestro caso, a lo largo de nuestros editoriales hemos sido testimonio de lo que significa ser un Personal Angel: su concepto, en qué se basa esta profesión, y lo que es más importante: que se conozca cuál es su papel en la sociedad y manifestar que es un trabajo con muchas oportunidades y proyección de futuro. No obstante, ¿cómo hacerte llegar cómo es la vida de un PA? Sencillamente, de la forma más simple: conversando con una persona que se dedica a ello, y que nos cuente, en tiempo real, todo lo que hace durante un día cualquiera. Aunque no hemos elegido a cualquier Personal Angel, sino a Lourdes Carbó, la directora de TLI y Alberta La Grup.  ¿Quieres saber en qué consiste su trabajo diario como PA? ¡Pues quédate con nosotros, que te lo contamos todo con detalle!

 

“En el mundo de los Personal Angel tenemos tantas sorpresas… Nunca sabemos qué nos van a pedir (por mail, Whatsapp, llamada…). Entonces, para mi el equilibrio está en encontrar el contrapunto en las rutinas que hago, teniendo en cuenta que no sabemos ni por dónde va a empezar ni terminar la jornada”. Por ello, Lourdes tiene su vida muy ordenada y rutinaria en algunas cosas, pues el resto ya lo pone su trabajo. Para ella, ese balance en su vida personal y profesional es importantísimo.

 

Rutina matutina

“Cuando estoy en mi ciudad, Barcelona, me levanto temprano. Sobre las 6.30. Nunca me preparo la ropa que me voy a poner el día anterior porque todo va a depender de lo que me depare el día. A veces, no sé exactamente dónde tendré que ir…”. Nada más levantarse, repasa los WhatsApp, Signal, Slack y Telegram por si tuviese algo urgente, y también el correo (pero sólo los asuntos), pues lo lee bien y contesta a todo más adelante… “Y así, ya puedo desayunar tranquila”.

Trata de tomar un desayuno sustancioso, ya que no sabe lo que le depara el día, pues independientemente de dónde le lleven sus compromisos, cuida mucho su estilo de vida saludable.

Por lo tanto, Lourdes tiene muy claras sus rutinas de la mañana. “Esté donde esté, me conecto a meditación, o a Matinal Info, que es con Club House y en francés, y también, a noticias en inglés. Y escucho a algunos grupos de ponentes y expertos en diferentes áreas, como start-ups, estilo de vida, emprendimiento, etcétera. También repaso mucho la agenda. Y me gusta desayunar en familia, salir a pasear a mi mascota. Un paseo que me pase a gloria porque la mayoría de las veces no podemos comer juntos… ¡Ah, y el cuidado personal por la mañana es religioso!”.

 

Ya delante del ordenador

Después de un tiempo para ella y encontrar la serenidad que, seguramente, no va tener durante toda su jornada laboral, llega el momento de ponerse frente al ordenador“Planifico la agenda hasta las 9.30. Durante las primeras horas del día, dedico mi espacio a organizar temas que requieren de mucha concentración y en las que puedo estar sola y calmada”.

 

9.30- Empieza la acción

¡Luces, cámara, acción! Empieza lo bueno… El pistoletazo de salida oficial será la reunión line-up con todos los PA, Concierge y todo el equipo de la parte de Management. ¿En qué consiste? Ella nos lo explica: “Cada uno, en 11 minutos, explica qué temas tiene durante el día y para qué van a requerir al otro. De ese modo, tú pones en orden lo que tienes que hacer y te ayuda a poner prioridades a lo largo de la jornada. Es una forma de poner todo en orden y compartir, y me parece realmente útil”.

Más adelante, llega el momento de ver cientos de correos que tiene por contestar, el seguimiento de las peticiones, llamadas, mensajes, etcétera. Respecto a esto último, “hay que decir que, muchas veces, hacer seguimiento de las peticiones que tenemos no es fácil. Tienes que planificarte las llamadas, cuándo las harás porque -estratégicamente- es mejor una hora que otra, ver lo que es urgente y lo que no…”

La comunicación es una parte fundamental de esta profesión. “Un PA tiene que entender qué ha de comunicar por WhatsApp  y de qué forma, qué ha de comunicar por teléfono y de qué forma, en qué ocasión hay que llamar y qué hay que enviar por e-mail. Todo ello, además, hay que adaptarlo a los canales de comunicación preferidos por cada cliente”.

¿Queréis saber los datos de llamadas, mensajes y mails en los que se mueve a diario un PA? “A lo largo del día puedo hablar hasta con 50 personas distintas. Y cada gestión requiere de 4 ó 5 llamadas, como mínimo. Y puedo contestar, en un mismo día, hasta 150 correos. Es cierto que muchas comunicaciones por WhatsApp, Telegram, Signal y otras apps para controlar las tareas han sustituido gran parte de la comunicación que antes se realizaba a través de llamadas telefónicas… Entonces, si a las llamadas ordinarias le sumamos los mensajes de texto y de voz, etcétera, podemos contar hasta 60-80 llamadas, perfectamente ¡e incluso más! Y también hay que sumarle que nuestras llamadas suelen ser largas, con una estrategia previa, buscándole la empatía a la persona. Una media del 70% de estas comunicaciones se realizan con personas internacionales”.

Y es que, gestiones como conseguir un vuelo privado a determinado país, reserva en unos de los restaurantes más solicitados de Manhattan y encontrar clases de equitación en un país determinado puede ser el resultado de una cadena de llamadas telefónicas y trámites que requieren de un tiempo considerable empleado por el PA.

 

“Los PA estamos entre dos mundos: podemos viajar en aviones privados pero vamos en Metro. Es decir, podemos volar alto pero estamos en la clase media, pues gestionamos las clases altas”

 

Respecto a las reuniones, a lo largo del día puede tener entre 3 y 5 reuniones. Suelen ser cortas. “Las preparamos muy bien previamente, y se basan en un repaso, punto por punto, del asunto que nos atañe”.

“Hacemos hasta 5.168 gestiones de media al año por cada familia. Hay que tener en cuenta que, a nosotros, nos llaman para lo difícil…”

Y en cuanto a la vestimenta, es parte importante de este trabajo, donde la imagen personal es fundamental. Tal y como hemos dicho antes, en ocasiones no se sabe dónde pueden acabar yendo durante el día. Por lo tanto, están preparados siempre: “tenemos zapatos para cambiarnos aquí o incluso alguna americana para adaptarnos a cada situación”.

Cosas que un PA lleva en su bolso: un pasaporte, una mini máquina destructora de papeles, un par de clips bonitos (si llevamos un contrato tendremos clips de los que no agujerean los papeles), un lápiz o un bolígrafo azul, un par de pilas y un USB por si hubiera alguna información confidencial que pasar.

 

La matriz de Eisenhower

Ante unas funciones tan versátiles como las de un Personal Angel, puede que te surja una pregunta: ¿cómo dedicarle un tiempo a cada cliente? “No es que dediquemos unos minutos u horas específicas a cada cliente. Nos enfocamos con la Matriz de Eisenhower, es decir, estableciendo prioridades y jugando con el equilibrio. No obstante, si hay clientes con los que no hablamos tanto. En estos casos, siempre somos proactivos y buscamos temas interesantes para ellos y, de ese modo, provocar la comunicación. La flexibilidad es clave en esta profesión, un día terminas lo más importante en cuatro horas; y al día siguiente, te pasas todo el día resolviendo problemas”

“También hay tiempo para el deporte. Pero aprendemos a ser flexibles dentro de nuestras rutinas. Y es que un PA tiene que implementar un estilo de vida sano debido al nivel de alto rendimiento que llevamos”

 

El final del día

“Solemos empezar la jornada diciendo: ‘a ver qué me depara el día’ y solemos finalizarlo con ‘mañana más, y mejor’. En general, nuestra actitud es de preparados para lo peor pero esperando lo mejor”.

Ningún día es igual en la vida del PA. Y es una característica que gusta a la mayoría de quienes se dedican a este trabajo, pues al final es una manera de encarar la vida: mediante retos continuos. “Adoro que cada día sea diferente. Aunque también hay días de nervios. Al final, hay muchos momentos de trabajar bajo presión y en los que has de tratar manejar la situación. Cuando nos piden una cosa más complicada, es más emocionante. Los días que tienen dificultades son los mejores, pues sientes que, bajo presión das lo mejor de ti”. Aunque esto no le pasa a todo el mundo…

No obstante, es importante intentar contrarrestar la situación y, si el día ha requerido de mucha energía, “intentas terminarlo más pausado”.

Conclusión: la vida de un PA se basa en el movimiento: físico y mental; en la comunicación; en la versatilidad; en el orden mezclado con el caos; en el ritmo trepidante en consonancia con la calma que deben transmitir a sus clientes; en el lujo versus el trabajo perseverante y eficaz; en las rutinas frente a la ‘no monotonía’, pues cada jornada es única y distinta a la anterior; y sobre todo, 24 horas con un Personal Angel son retos constantes, con los que se necesitan, no sólo alas sino productividad y rapidez. ¿Estáis de acuerdo?

“Un PA debe buscar un equilibrio en su vida: desde tenerlo todo ordenado (la mesa de trabajo, el material que utiliza…). Es importante para contraponerlo a la cantidad de funciones diversas que puede realizar en su trabajo, con el fin de no tener una sensación de vida caótica”

 

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Foto: TLI
Traducción: Emily Benton
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    Editorial Coordinator: Maria José Núnez Garrido

    Contributors:
    Emily Benton (Translation)
    Elena Castelló (Editing)
    Claudia Schmidt (Art & Design)


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